You've got mail!

Al eens uitgerekend hoeveel tijd per dag je kwijt bent aan je mailbox? Volgens de Volkskrant van 22 februari besteden we ongeveer een derde van onze werktijd aan het lezen en versturen van mail, waarbij de uren per week die je buiten je werktijd aan je werkmail besteedt niet worden meegerekend. Die moeten volgens mijn eigen inschatting toch al gauw een uur per werkdag ofwel vijf uur per werkweek belopen.

Volgens het artikel in de Volkskrant komt mailen in een steeds slechter daglicht te staan, want je mailbox is een tijdverslinder en een werkontduiker. Om met het eerste te beginnen: hoeveel spam of wat je als spam ervaart komt er niet dagelijks binnen? En wees nou eerlijk, zijn al die mailtjes die je dagelijks ontvangt of zelf verstuurt wel zo nodig, lees efficiënt en effectief? Zo roept elk mailtje dat je verstuurt gemiddeld ongeveer zes andere reactiemailtjes op. Kost allemaal tijd om te lezen, vaak verspilde tijd omdat veel reacties vaak niet to the point komen, maar een hoog gooi-maar-over-de-schuttinggehalte hebben ofwel van een hoog nimby(not in my backyard)-niveau getuigen.

Zo stelde ik onlangs eens in een mailtje aan collega's van een OGT-dienst een paar technische vragen, die naar mijn inschatting het nodige werk zouden betekenen om deze te kunnen beantwoorden. Tot mijn niet geringe verbazing kreeg ik prompt een mailtje van een tamelijk hoog werk-mijdend gehalte waarin met een aantal formele argumenten mij duidelijk werd gemaakt dat de vraag beslist niet kon worden beantwoord. Wat naar mijn inschatting complete nonsens was. Na enig duw- en trekwerk via de mail kreeg ik de dienst uiteindelijk toch aan het werk.

Beter ware het geweest als ik voor mijn vraag een efficiënter en effectiever communicatiemedium had gebruikt: de telefoon bijvoorbeeld of rechtstreeks eropaf gaan en vis à vis het verzoek indienen. Werk-mijdende reacties worden dan een stuk moeilijker, want je kunt als zender gelijk lik op stuk geven.

Volgens het artikel in de Volkskrant is mailen op zijn retour: veel te tijdrovend. Als je ‘s morgens op je werk direct aan het mailen slaat, kom je voor je het weet al gauw uren in de tentakels die uit je mailbox steken te hangen, zoals de schrijver van het Volkskrant-artikel het plastisch uitdrukt. En kom je niet aan je eigenlijke werk toe. Veel mail-addicts werken zo onvoldoende aan hun takenpakket, en leveren aan het eind van de dag niet de kwaliteit af die de baas graag ziet. Bovendien kost al dat gemail de werkgever ook nog eens klauwen met geld. Volgens een directeur van het Radboud UMC zouden 8 (acht) fte’s per jaar worden uitgespaard als elke werknemer in het Nijmegense ziekenhuis één mail per dag minder zou lezen.

Over tien jaar bestaat e-mail niet meer en communiceert iedereen via social media als WhatsApp, Yammer, etc., waarin work-communities in een permanent overlegcircuit de technische problemen van de dag tackelen.